GDPR

GDPR og databeskyttelse

GDPR and data protection

BetterDesk er bygget til at overholde GDPR. Her forklarer vi præcis hvad vi behandler, hvem der er ansvarlig, og hvad dine rettigheder er.

BetterDesk is built to comply with GDPR. Here we explain exactly what we process, who is responsible, and what your rights are.

Senest opdateret: 1. juni 2026

1. To roller i ét kundeforhold

BetterDesk har to separate GDPR-roller, afhængigt af hvilke oplysninger vi taler om:

Dataansvarlig
Om vores egne kunder

Når vi behandler oplysninger om dig som abonnent — navn, firma, e-mail, betalingsoplysninger — er BetterDesk dataansvarlig. Vi bestemmer formålet og midlerne.

Databehandler
Om dine slutkunder

Når din portal behandler data om dine egne kunder (sager, beskeder, fakturaer), agerer BetterDesk udelukkende som databehandler. Du er dataansvarlig.

2. Hvad BetterDesk behandler (som dataansvarlig)

Når du tegner et abonnement, behandler vi følgende kategorier af oplysninger om dig:

  • Kontaktoplysninger: Navn, firmabetegnelse, e-mailadresse og eventuel telefon.
  • Abonnementsdata: Valgt plan, faktureringsperiode og portal-adresse (slug).
  • Betalingsoplysninger: Håndteres udelukkende af Stripe. Vi gemmer aldrig kortdata — kun Stripe-abonnements-ID og betalingsstatus.
  • Tekniske data: IP-adresse ved oprettelse, log over aktivitetshændelser.

3. Dine slutkunders data — din ansvar

Alle sager, beskeder, fakturaer og kundeprofiler lever i dit eget Microsoft 365 og SharePoint. BetterDesk opbevarer ikke disse data og har ingen selvstændig adgang til dem.

Fordi dine slutkunders data lever i din Microsoft 365-lejer, er du dataansvarlig overfor dem — og BetterDesk fungerer som databehandler med begrænset, instrueret adgang via Azure App Registration. Du skal selv sikre, at dine slutkunder er oplyst om behandlingen i overensstemmelse med GDPR.

4. Retsgrundlag

  • Kontraktopfyldelse (art. 6, stk. 1, litra b): Vi behandler dine oplysninger for at levere det abonnement, du har indgået aftale om — herunder portal-provisionering, fakturering og support.
  • Retlig forpligtelse (litra c): Bogføringsloven kræver, at vi opbevarer faktureringsdata i 5 år.
  • Legitim interesse (litra f): Vi har en legitim interesse i at overvåge brug for at forebygge misbrug, forbedre tjenesten og sikre IT-sikkerheden.
  • Samtykke (litra a): Marketingkommunikation sker udelukkende med dit samtykke, som du altid kan trække tilbage.

5. Dine rettigheder

Indsigt (art. 15)Du kan altid anmode om en kopi af de oplysninger, vi behandler om dig.
Berigtigelse (art. 16)Forkerte oplysninger retter vi straks, når du giver os besked.
Sletning (art. 17)Ret til at blive glemt — med forbehold for lovpligtig opbevaring.
Begrænsning (art. 18)Du kan anmode om, at vi begrænser behandlingen, mens en tvist afklares.
Dataportabilitet (art. 20)Du kan modtage dine oplysninger i et maskinlæsbart format.
Indsigelse (art. 21)Du kan gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse.

For at udøve dine rettigheder, kontakt os på kontakt@betterdesk.dk. Vi svarer inden for 30 dage.

6. Underdatabehandlere

Vi anvender følgende underdatabehandlere. Alle behandler data under vores instruks og under databehandleraftaler i overensstemmelse med GDPR art. 28:

LeverandørFormålPlacering
Hetzner Online GmbHHosting og infrastrukturEU — DE
Microsoft CorporationMicrosoft 365 og SharePoint (din lejer)EU — IE/NL
Stripe Inc.Betalingsafvikling og abonnementsstyringEU — IE
SMTP2GOUdsendelse af transaktionelle e-mailsEU

Vi kan opdatere listen over underdatabehandlere med 30 dages varsel. Du vil blive notificeret ved væsentlige ændringer.

7. Internationale overførsler

Vi tilstræber at holde alle data inden for EU/EØS. Vores primære hosting-infrastruktur hos Hetzner er placeret i Tyskland. Stripe og Microsoft har EU-repræsentation og behandler abonnementsdata inden for EU under EU's standardkontraktbestemmelser (SCC).

SMTP2GO er australsk, men deres e-mailinfrastruktur er GDPR-kompatibel og baseret på EU's overførselsmekanismer. Vi sikrer, at alle overførsler til tredjelande sker med de fornødne garantier i henhold til GDPR kapitel V.

8. Opbevaring og sletning

  • Abonnementsdata: Opbevares så længe abonnementet er aktivt.
  • Regnskabsdata: Faktureringsoplysninger opbevares i 5 år efter regnskabsårets afslutning jf. bogføringsloven.
  • Trial-portaler: Data og portal slettes automatisk ved prøveperiodens udløb, hvis der ikke tegnes abonnement.
  • Opsagte konti: Personoplysninger slettes ved udløb af eventuelle lovpligtige opbevaringsperioder. Portalfiler slettes med det samme efter afsluttet abonnement.

9. Databehandleraftale (DPA)

Som databehandler for dine slutkunders data er BetterDesk forpligtet til at indgå en databehandleraftale (DPA) med dig som dataansvarlig. Aftalen regulerer behandlingens genstand, formål, varighed, typer af personoplysninger og dine og vores forpligtelser.

Vores Databehandleraftale er tilgængelig for alle abonnenter og regulerer behandlingens genstand, formål, varighed og sikkerhedsforpligtelser.

10. Kontakt og klage

Har du spørgsmål til vores GDPR-praksis, skriv til kontakt@betterdesk.dk. Mener du, at vi behandler dine oplysninger i strid med databeskyttelseslovgivningen, har du ret til at klage til Datatilsynet:

Last updated: 1 June 2026

1. Two roles in one relationship

Data Controller
About our own customers

When processing information about you as a subscriber — name, company, email, payment details — BetterDesk is the data controller. We determine the purpose and means.

Data Processor
About your end-customers

When your portal processes data about your own clients (cases, messages, invoices), BetterDesk acts solely as a data processor. You are the data controller.

2. What BetterDesk processes (as controller)

  • Contact details: Name, company name, email address and optional phone number.
  • Subscription data: Chosen plan, billing period and portal address (slug).
  • Payment details: Handled exclusively by Stripe. We never store card data — only the Stripe subscription ID and payment status.
  • Technical data: IP address at sign-up, activity event logs.

3. Your clients' data — your responsibility

All cases, messages, invoices and client profiles reside in your own Microsoft 365 and SharePoint. BetterDesk does not store this data.

Because your end-customers' data lives in your Microsoft 365 tenant, you are the data controller in relation to them — and BetterDesk acts as data processor with limited, instructed access via Azure App Registration.

4. Legal basis

  • Contract performance (art. 6(1)(b)): We process your details to deliver the subscription you have agreed to.
  • Legal obligation (art. 6(1)(c)): Accounting law requires us to retain billing data for 5 years.
  • Legitimate interest (art. 6(1)(f)): Monitoring for abuse prevention and service improvement.
  • Consent (art. 6(1)(a)): Marketing communications only with your consent, which you may withdraw at any time.

5. Your rights

Access (art. 15)Request a copy of the data we hold about you at any time.
Rectification (art. 16)We correct inaccurate information promptly on request.
Erasure (art. 17)Right to be forgotten — subject to legal retention obligations.
Restriction (art. 18)You may request we restrict processing while a dispute is resolved.
Portability (art. 20)Receive your data in a machine-readable format.
Objection (art. 21)Object to processing based on legitimate interest.

To exercise your rights, contact us at kontakt@betterdesk.dk. We respond within 30 days.

6. Sub-processors

VendorPurposeLocation
Hetzner Online GmbHHosting and infrastructureEU — DE
Microsoft CorporationMicrosoft 365 and SharePoint (your tenant)EU — IE/NL
Stripe Inc.Payment processing and subscription managementEU — IE
SMTP2GOTransactional email deliveryEU

7. International transfers

We aim to keep all data within the EU/EEA. Our primary hosting at Hetzner is in Germany. Stripe and Microsoft have EU representation and process subscription data within the EU under Standard Contractual Clauses (SCCs).

8. Retention and deletion

  • Subscription data: Retained for the duration of the active subscription.
  • Accounting data: Billing information retained for 5 years per Danish Bookkeeping Act.
  • Trial portals: Data and portal deleted automatically at trial expiry if no subscription is taken up.
  • Cancelled accounts: Personal data deleted after mandatory retention periods expire.

9. Data Processing Agreement

Our Data Processing Agreement is available to all subscribers and covers the subject matter, purpose, duration and security obligations of our processing.

10. Contact and complaints

For questions about our GDPR practices, write to kontakt@betterdesk.dk. You also have the right to lodge a complaint with the Danish Data Protection Agency (Datatilsynet), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Denmark — www.datatilsynet.dk.

Vi bruger cookies

Vi bruger cookies til at forbedre din oplevelse på siden. Du kan til enhver tid tilpasse dine præferencer nedenfor.

Nødvendige cookies er altid aktive. Analyse og marketing aktiveres kun, hvis du accepterer dem.

Nødvendige Forstå besøg Mål kampagner

Tilpas

Nødvendige cookies er altid aktive. Analyse og marketing aktiveres kun, hvis du accepterer dem.

Nødvendige Påkrævet for at siden fungerer korrekt. Kan ikke deaktiveres.
Altid aktiv
Analyse Hjælper os med at forstå, hvordan besøgende bruger siden.
Marketing Bruges til at vise relevante annoncer.