Databehandleraftale
Data Processing Agreement
Regulerer BetterDesks behandling af personoplysninger på vegne af dig som dataansvarlig — i overensstemmelse med GDPR artikel 28.
Senest opdateret: 1. juni 2026 · Version 1.2
Denne databehandleraftale (herefter "Aftalen") indgås automatisk som del af abonnementsaftalen med BetterDesk og er gyldig for alle abonnenter. Aftalen opfylder kravene i GDPR artikel 28 og den danske databeskyttelseslov.
1. Parter
Den virksomhed eller person der har indgået abonnementsaftale med BetterDesk. Du bestemmer formålet med og midlerne til behandlingen af dine slutkunders personoplysninger.
CVR 35784241 · kontakt@betterdesk.dk
BetterDesk behandler personoplysninger på dine vegne ved at stille portal-softwaren til rådighed, der tilgår dit Microsoft 365.
2. Baggrund og ikrafttrædelse
BetterDesk stiller en white-label kundeportal til rådighed, der integrerer med den dataansvarliges Microsoft 365-miljø. I den forbindelse kan BetterDesk, som en teknisk serviceleverandør, behandle personoplysninger om den dataansvarliges slutkunder — fx ved at hente og vise sager, beskeder og fakturaer fra Microsoft SharePoint.
Aftalen træder i kraft på datoen for abonnementsaftalens indgåelse og gælder for hele abonnementsperioden.
3. Behandlingens genstand, formål, varighed og art
- Genstand: Behandling af personoplysninger om den dataansvarliges slutkunder i forbindelse med levering af BetterDesk-portalen.
- Formål: At stille en funktionel kundeportal til rådighed, der giver den dataansvarlig og dennes medarbejdere adgang til at håndtere sager, kommunikation, fakturaer og projekter via Microsoft 365.
- Art: Indsamling, visning, midlertidig caching og fremsendelse af data. BetterDesk opbevarer ikke slutkundedata vedvarende — data lever i den dataansvarliges eget Microsoft 365 og SharePoint.
- Varighed: Behandlingen sker i abonnementsperioden. Ved ophør ophører behandlingen straks.
4. Kategorier af registrerede og typer af personoplysninger
Kategorier af registrerede: Den dataansvarliges slutkunder samt medarbejdere (agenter) der tilgår portalen.
Typer af personoplysninger der kan behandles:
- Navn, e-mail, telefonnummer og virksomhedsoplysninger (slutkunder og agenter).
- Indhold i sager og beskeder (kan indeholde almindelige personoplysninger).
- Faktura- og transaktionsdata.
- Adgangslogs og sessionstokens (tekniske data).
BetterDesk behandler ikke følsomme personoplysninger (GDPR art. 9 og 10) medmindre den dataansvarlige specifikt opretter sager med sådant indhold.
5. Databehandlerens forpligtelser
5.1 Instruktion
BetterDesk behandler udelukkende personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige. Abonnementsaftalen og denne DPA udgør den dokumenterede instruks. Hvis BetterDesk vurderer, at en instruks er i strid med GDPR, underretter vi straks den dataansvarlige.
5.2 Fortrolighed
Alle medarbejdere og systemer hos BetterDesk, der behandler personoplysninger, er underlagt tavshedspligt. Adgangen til data er begrænset til de systemer og personer, der er nødvendige for at levere tjenesten.
5.3 Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
BetterDesk gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, jf. pkt. 8 og vores Sikkerhedsside.
5.4 Bistand til den dataansvarlige
BetterDesk bistår — under hensyntagen til behandlingens karakter — den dataansvarlige med at overholde forpligtelserne i GDPR art. 32–36, herunder bl.a. sikkerheds-, brudanmeldelses-, konsekvensanalyse- og forudgående høringskravene.
5.5 Rettigheder for registrerede
BetterDesk bistår den dataansvarlige med at opfylde anmodninger fra registrerede om udøvelse af rettigheder (indsigt, sletning, portabilitet m.v.) i det omfang det er muligt og relevant for BetterDesks behandling.
6. Underdatabehandlere
Den dataansvarlige giver hermed generel skriftlig tilladelse til at BetterDesk anvender nedenstående underdatabehandlere. BetterDesk pålægger underdatabehandlerne samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne Aftale.
| Underdatabehandler | Formål | Placering | Databehandleraftale |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, DE |
Hosting, serverdrift og infrastruktur for BetterDesk-applikationen | EU — DE | Ja — hetzner.com/legal/gdpr |
| Microsoft Corporation One Microsoft Way, Redmond, WA 98052 |
Microsoft 365 og SharePoint (den dataansvarliges egen lejer) | EU — IE/NL | Ja — Microsoft Products and Services DPA |
| Stripe Inc. Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, IE |
Betalingsafvikling — kun abonnenternes egne betalinger til BetterDesk | EU — IE | Ja — stripe.com/en-dk/legal/dpa |
| SMTP2GO Pty Ltd Level 2, 11 York St, Sydney, AU |
Udsendelse af systemnotifikationer og bekræftelsesmails | EU | Ja — GDPR-kompatibel DPA |
BetterDesk varsler om planlagte ændringer til listen over underdatabehandlere med mindst 30 dages forudgående skriftlig meddelelse. Den dataansvarlige har ret til at gøre indsigelse mod ændringerne inden for denne frist. Gøres der indsigelse, og kan parterne ikke nå til enighed, kan den dataansvarlige opsige abonnementet uden varsel.
7. Overførsler til tredjelande
BetterDesk tilstræber at behandle alle personoplysninger inden for EU/EØS. I tilfælde af overførsel til tredjelande sker dette udelukkende på grundlag af:
- EU's standardkontraktbestemmelser (SCC) vedtaget af Europa-Kommissionen, eller
- Et gyldigt adequacy-beslutning fra Europa-Kommissionen, eller
- Andre overførselsmekanismer godkendt i henhold til GDPR kapitel V.
Hetzner og Microsofts EU-hostingregioner er beliggende inden for EU (Deutschland / Irland / Holland). SMTP2GO anvender EU-serverinfrastruktur for transaktionelle mails til EU-kunder.
8. Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
BetterDesk gennemfører bl.a. følgende foranstaltninger, jf. GDPR art. 32:
- TLS 1.3 på alle forbindelser (kryptering under transport).
- Krypteret lagerarkitektur hos Hetzner (kryptering i hvile).
- Adgangsstyring via Microsoft Entra ID med kortvarige tokens — ingen faste adgangskoder i BetterDesk.
- Mindste-privilegium-princip: Azure App Registration med præcise, begrænsede tilladelser.
- Løbende overvågning og logning af sikkerhedshændelser.
- Automatisk certifikatfornyelse (Let's Encrypt) for alle HTTPS-endepunkter.
- Versionsstyret kode med peer review og kontrollerede deploymentprocesser.
En detaljeret beskrivelse af sikkerhedsforanstaltningerne fremgår af betterdesk.dk/sikkerhed.
9. Brud på persondatasikkerhed
BetterDesk underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og senest inden for 72 timer efter at have fået kendskab til et brud på persondatasikkerheden, der vedrører de oplysninger, der behandles på den dataansvarliges vegne.
Underretningen indeholder som minimum:
- En beskrivelse af brudets karakter, herunder kategorier og omtrentligt antal berørte registrerede og registre.
- Kontaktoplysninger på BetterDesks kontaktpunkt.
- Sandsynlige konsekvenser af bruddet.
- Trufne eller planlagte foranstaltninger til at håndtere bruddet.
10. Tilsyn og audit
Den dataansvarlige har ret til at foretage audit af BetterDesks behandlingsaktiviteter med henblik på at kontrollere overholdelse af denne Aftale. BetterDesk forpligter sig til at stille alle nødvendige oplysninger til rådighed og at bistå med sådanne audits.
Audit varsles med mindst 14 dages forudgående skriftlig meddelelse. Audit skal gennemføres inden for normal arbejdstid og på en måde, der ikke urimeligt forstyrrer BetterDesks drift. Udgifter til audit afholdes af den dataansvarlige.
Som alternativ til egentlig audit kan BetterDesk fremlægge dokumentation for sikkerhedscertificeringer og revisionsrapporter fra anerkendte tredjeparter.
11. Sletning og returnering af data
Da slutkundedata lever i den dataansvarliges eget Microsoft 365 og SharePoint, er sletning primært den dataansvarliges ansvar og kan udføres direkte i SharePoint til enhver tid.
Ved abonnementets ophør:
- Sletter BetterDesk portalens konfigurationsfiler og tekniske metadata inden for 30 dage efter abonnementets afslutning.
- Den dataansvarliges slutkundedata i Microsoft 365 berøres ikke — de forbliver i den dataansvarliges kontrol.
- BetterDesk udsteder på anmodning en skriftlig bekræftelse på, at sletning er gennemført.
12. Varighed og ophør
Aftalen er gyldig fra tidspunktet for abonnementsaftalens indgåelse og ophører automatisk ved abonnementets afslutning — uanset årsagen til ophøret.
Denne Aftale er underlagt dansk ret. Tvister afgøres ved de danske domstole med Retten i Helsingør som værneting i første instans.
13. Kontakt og underskrift
Aftalen accepteres ved indgåelse af abonnementsaftalen med BetterDesk. Har du spørgsmål til aftalen, er du velkommen til at skrive til kontakt@betterdesk.dk — vi svarer inden for 5 hverdage.